U bevindt zich hier: Home > Bestuur > Gemeenteraad > Rekenkamercommissie Rucphen > Werkwijze Rekenkamercommissie

Werkwijze Rekenkamercommissie

1. Inleiding

Deze nota van werkwijze is gebaseerd op het Reglement van Orde (RvO) en de onderliggende Verordening rekenkamercommissie Rucphen. In het Reglement van Orde is geregeld dat de rekenkamercommissie een nota van werkwijze vaststelt, met daarin onder andere een beschrijving van:

  • de wijze van totstandkoming van het onderzoeksprogramma;
  • de criteria voor de onderwerpselectie;
  • de wijze van totstandkoming van de onderzoeksopzet;
  • de presentatie van de onderzoeksresultaten;
  • de wijze van communiceren.

In de voorliggende nota van werkwijze wordt hieraan invulling gegeven.

2. Missie, positie en ambitie

2.1. Missie

De missie van de rekenkamercommissie Rucphen is het leveren van een bijdrage aan de kwaliteit van het bestuur en organisatie van de gemeente Rucphen. Hieraan wordt invulling gegeven door het doen van onderzoek naar het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig functioneren van de gemeente en – door het openbaar maken van haar rapporten – bij te dragen aan de publieke verantwoordingstaak van de gemeente aan haar burgers.

2.2. Positie

De rekenkamercommissie staat zowel onafhankelijk van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, van het ambtelijk apparaat als van burgers, bedrijven en instellingen van Rucphen.
De (externe) leden werken in de rekenkamercommissie zonder last of ruggenspraak. De rekenkamercommissie bepaalt dan ook zelf haar onderzoeksprogramma.

De raad is de volksvertegenwoordiging, bepaalt het beleid en controleert of dit door het college goed wordt uitgevoerd en of middelen goed worden besteed. De raad kan richting geven aan de doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken die het college moet uitvoeren, geeft opdracht aan de accountant voor controle op de jaarrekening inclusief een rechtmatigheidsoordeel en kan ook zelf onderzoek doen.

Afstemming tussen al deze onderzoeken is nodig, dat wil niet zeggen dat overlap dient te worden uitgesloten. Om haar functie goed te kunnen vervullen moet de commissie het vertrouwen krijgen en verdienen van alle partijen en groepen in de gemeente. De commissie wil dat realiseren door een constructieve en kritische houding, het doen van deugdelijk onderzoek en transparantie in haar mededelingen.
Om goed informatie te kunnen verzamelen is het nodig dat de rekenkamercommissie zichtbaar buiten de belanghebbenden staat en vertrouwelijke informatie geheim kan houden.

Goed onderzoek is ook bruikbaar onderzoek. De rekenkamercommissie houdt de raad en het college een spiegel voor en maakt de kwaliteit van het beleid, beheer en uitvoering zichtbaar. Dat maakt verbeteren mogelijk. Daarvoor is nodig: het formuleren van heldere probleemstellingen, het hanteren van doelmatige onderzoeksopzetten en het doen van aanbevelingen die praktisch en uitvoerbaar zijn.
De relatie met de raad wil de rekenkamercommissie verankeren door minimaal 2 maal per jaar overleg te voeren met fractievoorzitters
Ook zoekt zij eventueel samenwerking met andere rekenkamercommissies als dat kan bijdragen aan vergroting van deskundigheid, doelmatigheid en effectiviteit.

2.3. Ambitie

De rekenkamercommissie Rucphen is een onafhankelijk orgaan dat is ingesteld door de gemeenteraad van Rucphen. De rekenkamercommissie streeft in het kader van haar wettelijke taken de volgende doelen na:

  • het toetsen van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van de gemeente en van door haar gesubsidieerde instellingen;
  • het leveren van een bijdrage aan een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige uitvoering van beleid door middel van gerichte adviezen;
  • het ondersteunen van de raad bij het invullen van haar kaderstellende en controlerende rol;
  • het leveren van een bijdrage aan het vertrouwen van de burger in het gemeentebestuur.

Voor de commissie staat het bevorderen van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid in Rucphen voorop. Het onderzoeken en toetsen van het bestuurlijk handelen in het verleden is niet gericht op het aanwijzen van “zwarte pieten”, maar op het ondersteunen van de raad in haar kaderstellende en controlerende rol en het vinden van aangrijpingspunten voor verbetering. Leren staat centraal.

De hierboven beschreven doelen hebben gevolgen voor de inhoud, de vorm en de presentatie van het werk van de commissie. Bij de keuze voor onderzoeksthema’s spelen zowel objectieve risicoanalyses als oog voor wat er in de gemeente en bij de politiek leeft een rol. Transparantie, betrouwbaarheid en bruikbaarheid ziet de commissie als belangrijke kenmerken van haar onderzoeksrapporten en andere producten. Onafhankelijkheid en zorgvuldigheid zijn belangrijke kenmerken van haar werkwijze.

De rekenkamercommissie beoogt na de startfase jaarlijks gemiddeld één substantieel onderzoek uit te voeren.

De visie en ambitie van de rekenkamercommissie op haar rol en werkwijze is niet statisch. De rekenkamercommissie is in ontwikkeling, zowel in Rucphen als in een groot aantal andere gemeenten. De leden vormen met de ambtelijk secretaris een team waarin zij afspraken maken, deskundigheid ontwikkelen, kennis verzamelen en taken verdelen.
De ervaringen in de praktijk bij de uitvoering van onderzoeken en nieuwe ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn de gekozen werkwijze van de rekenkamercommissie aan te passen. 

2.4. Werkwijze

De werkwijze van de rekenkamercommissie kan als volgt schematisch worden weergegeven:
 

Wanneer een onderzoek door de Rekenkamercommissie zelf wordt uitgevoerd, vervallen de stappen 3. en 4. van het onderzoeksproces.

In de hoofdstukken 3 t/m 5 wordt dit schema verder uitgewerkt.

3. Onderzoeksprogramma

3.1. Verzamelen onderzoeksonderwerpen

Gedurende het hele jaar verzamelt de rekenkamercommissie mogelijke onderwerpen voor onderzoek. Dit doet zij door zelf de vinger aan de pols te houden over wat er speelt binnen de gemeente: welke thema’s blijven onderbelicht? Waar bestaat een groot verschil tussen beleidspretenties en –prestaties? Welk nieuw beleid wordt ontwikkeld? Waar zijn beleidsdoelen vaag en verantwoordelijkheden onduidelijk? Etc. Ook worden de raadsfracties en de raadsleden nadrukkelijk, via een halfjaarlijks gesprek met de fractievoorzitters, betrokken bij het verzamelen van mogelijke onderzoeksonderwerpen en tot slot zal de commissie openstaan voor signalen uit de Rucphense samenleving.

Geschikte onderzoeksonderwerpen worden vastgelegd in een interne, vertrouwelijke groslijst.

Voor de verdere procesgang is het van belang om bij het verzamelen van mogelijke onderzoeksonderwerpen direct een helder beeld te hebben van twee aspecten: de aanleiding voor het onderzoek en de mogelijke onderzoeksvraag. Uit de aanleiding moet duidelijk blijken waarom het onderwerp een potentieel onderzoeksonderwerp is. De mogelijke onderzoeksvraag is van belang voor een eenduidig beeld van het potentiële onderzoek. De vraag achter de vraag. Ieder onderwerp kan immers vanuit verschillende invalshoeken worden belicht.

3.2. Onderwerpskeuze

Bij de keuze van de onderzoeksonderwerpen maakt de commissie aan de hand van enkele criteria een selectie uit de verzamelde groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Per criterium kan 1, 2 of 3 punten worden gescoord. Per criterium is in de onderstaande tabel de indeling opgenomen.

Maatschappelijk belang

mate waarin een onderwerp het functioneren van de samenleving als geheel raakt of belangen van bepaalde doelgroepen.

Criteria
  1. Onderwerp is slechts van belang voor een enkele doelgroep, of betreft een interne aangelegenheid binnen de gemeente.
  2. Onderwerp is van belang voor meerdere doelgroepen
  3. Onderwerp raakt de gehele gemeente

Doeltreffendheid

mate waarin rond een onderwerp twijfels bestaan op de resultaten/effecten worden bereikt die de raad ervan verwacht

Criteria
  1. Weinig tot geen twijfels
  2. Twijfels
  3. Sterke twijfels

Doelmatigheid

mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan of de middelen op een goede wijze worden ingezet in relatie tot de gewenst resultaten/effecten

Criteria
  1. Weinig tot geen twijfels
  2. Twijfels
  3. Sterke twijfels

Rechtmatigheid

mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan of in overeenstemming met de vastgelegde regels wordt gewerkt

Criteria
  1. Weinig tot geen twijfels
  2. Twijfels
  3. Sterke twijfels

Financiële belangen of risico's

mate waarin rondom een potentieel onderzoeksonderwerp grote financiële belangen spelen dan wel grote financiële risico's worden gelopen (betreft totaalbedrag project of object)

Criteria
  1. Gering financieel belang (< € 100.000,-)
  2. Aanzienlijk financieel belang (> € 100.000,- en < € 1.000.000,-
  3. Groot financieel belang (> € 1.000.000,-)

Toegevoegde waarde en potentieel leereffect

mate waarin het onderzoek naar het onderwerp informatie oplevert waar de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol wat aan heeft en waarin niet al op andere wijze wordt voorzien dan wel eerder is voorzien en dat een potentieel hoog leereffect heeft.

Criteria
  1. Beperkte toegevoegde waarde of weinig potentieel leereffect
  2. Aanzienlijke toegevoegde waarde of potentieel leereffect
  3. Grote toegevoegde waarde of groot potentieel leereffect

Om onderscheid te maken in het belang van de verschillende criteria worden wegingsfactoren gebruikt. Hieronder zijn deze voor de hierboven genoemde criteria opgenomen, inclusief een korte motivatie voor de keuze van de wegingsfactor.

  • Maatschappelijk belang: wegingsfactor 2 
  • Doeltreffendheid: wegingsfactor 2 
  • Doelmatigheid: wegingsfactor 2 
  • Rechtmatigheid: wegingsfactor 1
    Betreft aandachtsgebied van accountant en rechtmatigheidsonderzoek.
  • Financiële belangen of risico’s: 1 wegingsfactor
    Betreft aandachtsgebied van accountant en rechtmatigheidsonderzoek.
  • Toegevoegde waarde of potentieel leereffect: wegingsfactor 2 

Op basis van deze selectie komt een lijst van geschikte onderzoeksonderwerpen tot stand. De onderwerpen op deze lijst worden getoetst of zij ‘onderzoekbaar’ zijn binnen de randvoorwaarden van kwaliteit, tijd en budget. Soms is aanpassing of beperking van het onderwerp nodig om het onderzoekbaar te maken. Daarnaast wordt bekeken of het onderwerp bijdraagt aan de variatie in onderwerpen en in onderzochte diensten. Daarbij wordt informatie betrokken over de onderzoeksactiviteiten, plannen en resultaten van raad, college en accountant. De toetsing van de lijst met geschikte onderzoeksonderwerpen aan randvoorwaarden van kwaliteit, tijd, budget en mate van variatie leidt tot een voorkeurslijst van te onderzoeken onderwerpen.

3.3. Vooronderzoek

De onderwerpen op de voorkeurslijst worden onderworpen aan een vooronderzoek. Daarin voert de rekenkamercommissie gesprekken, verzamelt informatie en stelt zich op de hoogte van elders uitgevoerd onderzoek. Ook het voeren van informele gesprekken met mogelijke betrokkenen en potentiële externe onderzoekers kan deel uitmaken van de fase van vooronderzoek. De resultaten van de uitgevoerde vooronderzoeken worden vastgelegd in een interne notitie.
Op basis van de resultaten van de vooronderzoeken wordt een definitieve keuze gemaakt uit de voorkeurslijst met mogelijke onderzoeksonderwerpen. Tevens worden de resultaten van het vooronderzoek gebruikt om het gewenste soort onderzoek te bepalen en de onderzoeksvragen te formuleren.

4. Onderzoeksmethodiek

Een rekenkameronderzoek moet onafhankelijk worden uitgevoerd, zorgvuldig verlopen en aan eisen van transparantie en betrouwbaarheid voldoen. Die zorgvuldigheidseisen slaan zowel op het onderzoeksproces als op het onderzoeksrapport als resultaat daarvan. Ten behoeve van de zorgvuldige uitvoering van een onderzoek worden in dit hoofdstuk de stappen beschreven die bij een omvangrijk onderzoek worden doorlopen. Bij kleinere onderzoeken worden niet al deze stappen doorlopen. De eisen van zorgvuldigheid, transparantie en betrouwbaarheid gelden echter altijd.

4.1. Opstellen onderzoeksopdracht

De in het onderzoeksprogramma beschreven onderzoeksonderwerpen worden verder
uitgewerkt in de vorm van een onderzoeksopdracht per uit te voeren onderzoek.

Bij het opstellen van een onderzoeksopdracht wordt de volgende opzet gehanteerd:

  • aanleiding/achtergrond;
  • doelstelling;
  • probleemstelling, te beantwoorden onderzoeksvragen en afbakening van het onderzoek;
  • te hanteren of te ontwikkelen normenkader (op basis van wet- en regelgeving, beleidsdocumenten, wetenschappelijke literatuur en modellen, professionele inzichten, e.d.);
  • onderzoeksopzet en te hanteren onderzoeksmethode;
  • organisatie van de onderzoeksuitvoering;
  • planning en begrote inzet en kosten.

De onderzoeksopdracht vormt ook de basis voor een eventuele offerteaanvraag bij onderzoeksbureau’s ten behoeve van externe ondersteuning bij de opdrachtuitvoering. Zonodig kunnen opzet en planning tussentijds worden aangepast. Daarover en over belangrijke beslissingen tijdens het onderzoek wordt aan de raad en betrokkenen tussentijds gerapporteerd.

4.2. Informeren van betrokkenen

Zodra de rekenkamercommissie een onderzoeksopdracht heeft vastgesteld wordt dit schriftelijk aangekondigd bij de gemeenteraad, het college, de gemeentesecretaris en de
leidinggevende(n) van betrokken gemeentelijke afdeling(en), direct betrokken personen en/of andere betrokken instantie(s).

4.3. Selectie van een onderzoeksbureau

Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek. Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, zal meer dan één onderzoeksbureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopdracht een offerte uit te werken.
De bureaus zullen bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Rucphen. Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt.
De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag de nota van werkwijze van de rekenkamercommissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. De bureaus met de meest aansprekende offerte zullen worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. Op basis hiervan maakt de rekenkamercommissie een keuze. Indien de omvang van het onderzoek dusdanige kosten met zich meebrengt dat het budget wordt overschreden zal de commissie de raad hierover tijdig informeren.

4.4. Verlenen van de opdracht

De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder door de rekenkamercommissie te bepalen voorwaarden. Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de (eind)verantwoordelijkheid voor de wijze van uitvoering van het onderzoek en de rapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat beslissingen over de scope van het onderzoek, reikwijdte en voortgang van de werkzaamheden door de rekenkamercommissie worden genomen. Één en ander laat onverlet dat het ingeschakelde externe bureau een eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid heeft voor de door haar uitgevoerde werkzaamheden en de door haar uitgebrachte rapportage.
Een rekenkamercommissielid of de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen en deelnemen aan overige onderzoeksactiviteiten. De externe onderzoekers rapporteren uitsluitend aan de rekenkamercommissie en doen tijdens of na afloop van het onderzoek geen mededelingen over het onderzoek naar anderen binnen of buiten de gemeente Rucphen. De onderzoeksproducten zullen altijd herkenbaar zijn als producten van de rekenkamer-commissie, ook al is het conceptrapport aangeleverd door een extern onderzoeksbureau. Wanneer een onderzoek (mede) is uitgevoerd door een extern bureau wordt dit bureau in het rapport vermeld.

4.5. Afstemmen uitvoering onderzoek met gemeentelijke organisatie

Per onderzoek zijn 1 of 2 leden van de rekenkamercommissie verantwoordelijk voor de lopende gang van zaken van het onderzoek. Bij de start van de uitvoering van het onderzoek stemmen het verantwoordelijke rekenkamercommissielid en de secretaris met de gemeentesecretaris de inhoud en het proces af. Dit betreft onder meer wie de contactpersonen zullen zijn binnen de ambtelijke organisatie, wat de gewenste informatie is en op welke termijn deze informatie beschikbaar is bij de rekenkamercommissie. Eventueel worden de externe onderzoekers voorgesteld. Daarna hebben het verantwoordelijke lid van de rekenkamercommissie en de secretaris een overleg met de desbetreffende portefeuillehouder en het afdelingshoofd over het voorgenomen onderzoek en de verdere procedure.

4.6. Uitvoeren van het onderzoek

De in het kader van het onderzoek benodigde gegevens worden verzameld door middel van het inzien van archieven, uitvoeren van dossieronderzoek, voeren van gesprekken, houden van enquêtes, raadplegen van experts, etc.. Dit onderzoeksproces is niet openbaar. De mogelijkheid bestaat namelijk dat de commissie te maken krijgt met vertrouwelijke informatie.. Van gesprekken met bestuurders, ambtenaren en andere betrokkenen worden in principe gespreksverslagen gemaakt. Deze gespreksverslagen worden aan betrokkenen voorgelegd voor commentaar met een termijn om schriftelijk te reageren.

4.7. Opstellen concept rapport

Het opstellen van het concept rapport bestaat uit een (geanonimiseerde) weergave van de geconstateerde bevindingen (nota van bevindingen) uit de uitgevoerde onderzoeken (documentonderzoek, interviews, enquêtes, etc.) en een beschrijving van het normenkader, uitgangspunten die gehanteerd zullen worden bij de beoordeling van de bevindingen. Het concept rapport bevat dus nog geen conclusies (beoordeling van bevindingen) en aanbevelingen.

4.8. Toepassen wederhoor en verificatie onderzoeksresultaten

Voordat de rekenkamercommissie over gaat tot het uitbrengen van haar rapport, stelt zij betrokkenen in de gelegenheid schriftelijk te reageren op de feiten en bevindingen door kennis te nemen van het concept rapport.  De termijn die daarvoor gegeven wordt bedraagt twee weken. Het betreft hier nadrukkelijk een technisch wederhoor bedoeld om te toetsen of de in het onderzoeksrapport beschreven feiten en bevindingen naar de mening van betrokkene(n) juist en volledig zijn weergegeven.

4.9. Opstellen rapport

Het uitgangspunt van het opstellen van het rapport is transparantie, betrouwbaarheid (in de zin van juist en volledig) en bruikbaarheid (in de zin van toereikend). In het rapport wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normenkader (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Het moet helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel is gekomen. Bevindingen, conclusies en aanbevelingen dienen op navolgbare wijze voort te vloeien uit het onderzoekswerk en recht te doen aan de geconstateerde feiten en bevindingen. De reacties van betrokkenen bij het toepassen van wederhoor worden betrokken bij het opstellen van het rapport.

De rekenkamercommissie rapporteert in korte, bondige rapportages met concrete aanbevelingen.

4.10. Aanbieden rapport voor reactie aan college

Het rapport wordt aangeboden aan het college. Het college krijgt de mogelijkheid om binnen een termijn van twee weken schriftelijk te reageren op het rapport van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie zal vervolgens een nawoord toevoegen.

4.11. Aanbieding/presentatie rapport aan de raad

Het rapport met de reactie van het college en nawoord van de rekenkamercommissie wordt vervolgens aangeboden aan de gemeenteraad en op de website geplaatst. Desgewenst wordt de raad voorafgaand aan de publicatie van het rapport ingelicht over de uitkomsten van het onderzoek door middel van een presentatie. Het is aan de gemeenteraad om te bepalen wat zij met de bevindingen uit het rapport van de rekenkamercommissie doet. Desgewenst kan de rekenkamercommissie zich laten vergezellen door de externe onderzoekers bij de behandeling van het rapport in de raadscommissie en de raadsvergadering.

4.12. Publicatie en publiciteit

Tegelijkertijd met het aanbieden van het rapport met de reactie van het college en het nawoord van de rekenkamercommissie aan de raad zal ook het college en alle overige betrokkenen een afschrift ontvangen. Daarnaast zal de rekenkamercommissie met het aanbieden van het rapport aan de raad ook een persbericht versturen.
Het rapport en het persbericht worden op de website geplaatst. De voorzitter van de commissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat.

4.13. Evalueren uitvoering onderzoek

Na afloop van elk uitgevoerd onderzoek vindt er een korte evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamercommissie en eventueel het betrokken externe bureau teruggeblikt en nagegaan op welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn.
Desgewenst kan de rekenkamercommissie besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Eén en ander wordt vastgelegd in een interne evaluatienotitie. In het jaarverslag van de rekenkamercommissie wordt aandacht besteed aan de resultaten van de evaluaties van uitgevoerd onderzoek en de verbeterpunten die daarbij naar voren zijn gekomen.

4.14. Dossier- en archiefvorming

Gedurende het onderzoek houdt de rekenkamercommissie een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden. Ook vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier waarin alle relevante stukken worden opgenomen. In geval van samenwerking met een extern bureau houdt ook dit onderzoeksbureau zo’n logboek bij en bouwt het een dossier op. De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe niet toegankelijk voor derden. Voor inzage in het dossier dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur.

5. Communicatie

De rekenkamercommissie wil bekendheid geven aan haar bestaan, werkwijze en producten. Zij acht het van belang dat de uitkomsten van de onderzoeken openbaar worden gemaakt en ook voor een ieder opvraagbaar of verkrijgbaar zijn. Deze externe communicatie is van belang voor het bevorderen van publieke verantwoording over het gemeentelijk functioneren. De communicatiemiddelen die de rekenkamercommissie onder meer kan gebruiken zijn: verspreiding van onderzoeksrapporten, persberichten en de website.

Aldus vastgesteld door de Rekenkamercommissie in haar vergadering van 8 april 2015.